Eine Signatur ist Ihre digitale Visitenkarte. Sie wird automatisch unter jede Nachricht gesetzt und erfüllt zugleich die gesetzliche Pflicht, im Geschäftsverkehr die Firmendaten anzugeben.
Hinweis
Es gibt derzeit zwei Outlook-Versionen für Windows. Öffnen Sie Outlook: Finden Sie oben links das Menü Datei, nutzen Sie das klassische Outlook. Sehen Sie stattdessen oben rechts ein Zahnrad, ist es das neue Outlook.
Klassisches Outlook
- Klicken Sie auf Datei → Optionen.
- Wählen Sie links E-Mail und klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturen ….
- Klicken Sie auf Neu, vergeben Sie einen Namen (z. B. „Standard“) und bestätigen Sie mit OK.
- Schreiben Sie Ihre Signatur in das große Feld. Schriftart, Größe, Farbe und Links stellen Sie über die kleine Leiste darüber ein.
- Legen Sie rechts oben unter Standardsignatur auswählen fest, wann sie eingefügt wird: für Neue Nachrichten und für Antworten/Weiterleitungen.
- Zweimal mit OK bestätigen.
Neues Outlook und Outlook im Web
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad (Einstellungen).
- Wählen Sie Konten → Signaturen.
- Vergeben Sie einen Namen, schreiben Sie den Text und legen Sie darunter fest, ob die Signatur bei neuen Nachrichten und bei Antworten eingefügt werden soll.
- Auf Speichern klicken.
Was in eine Signatur gehört
Für geschäftliche E-Mails gelten dieselben Pflichtangaben wie für den Briefbogen:
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Vollständiger Firmenname mit Rechtsform | Musterfirma GmbH |
| Anschrift | Musterstraße 1, 12345 Musterstadt |
| Registergericht und Nummer | Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345 |
| Vertretungsberechtigte | Geschäftsführer: Max Mustermann |
| Kontaktweg | Telefon, E-Mail, Website |
Einzelunternehmen und Freiberufler nennen Vor- und Nachnamen sowie die Anschrift; die Angaben zum Handelsregister entfallen.
Tipp
Legen Sie zwei Signaturen an: eine ausführliche für neue Nachrichten und eine kurze (Name, Telefon) für Antworten. Das hält lange E-Mail-Verläufe übersichtlich.
Achtung
Bauen Sie ein Logo nur als eingebettetes Bild ein, nicht als Verweis auf eine Internetadresse. Verlinkte Bilder werden bei vielen Empfängern blockiert und hinterlassen ein leeres Kästchen. Halten Sie die Datei klein (unter 50 KB) – sie hängt an jeder einzelnen E-Mail.
Signatur auf allen Geräten?
Signaturen des klassischen Outlook liegen auf dem jeweiligen PC und wandern nicht automatisch mit. Am Handy und in Outlook im Web müssen Sie sie deshalb getrennt einrichten. Sollen alle Mitarbeiter dieselbe Signatur bekommen, lässt sich das serverseitig in Microsoft 365 einrichten – sprechen Sie uns dafür gerne an.